BUSAANBOD OP EVENEMENTEN
STAPPENPLAN
Veel bedrijven organiseren vandaag evenementenvervoer voor groepen, zonder daarbij gebruik te maken van een digitaal platform. In voorgaande hoofdstukken werd aangetoond dat de MaaS-technologie dergelijk busvervoer naar een hoger niveau kan tillen, met voordelen voor zowel passagiers als het busbedrijf. Het stappenplan bestaat uit drie grote onderdelen:
1
ONTWERP VAN DE DIENSTVERLENING
2
COMMUNICATIE EN MARKETING
3
PRAKTISCHE ORGANISATIE
1. Ontwerp van de dienstverlening
A. STRATEGIE
Het startpunt van waaruit een busdienst wordt ontworpen is voor elk bedrijf verschillend. Elke onderneming beschikt over een unieke activiteiten- en klantenportefeuille en heeft zijn eigen visie en middelen. Vooraleer gestart wordt met de organisatie van een specifieke case, moet worden nagedacht over de strategische aanpak. Daarbij baseren we ons op de middelen die beschikbaar zijn om in te zetten voor dit project en de visie van de onderneming. De opgesomde factoren zijn binnen de meeste bedrijven niet zwart of wit. Het is belangrijk om voor alle criteria een keuze te maken en aan de hand daarvan de strategie van uw bedrijf te formuleren. We geven hieronder drie mogelijke scenario's weer.
Beschikbare middelen om de markt te betreden
| Investering in digitaal platform |
Éénmalige grote investering (> €100 000) |
Investering per evenement (< €5000/event) |
Geen investering |
| Inzet personeel |
Bijkomend takenpakket mogelijk |
Bijkomend takenpakket mogelijk |
Geen bijkomend takenpakket mogelijk |
|
Grootte van de bestaande vloot |
> 30 autocars | Tussen 10 en 30 autocars | <10 autocars |
Visie op samenwerking en risico
| Partnerschap | Geen | Met technologieprovider | Met organisator van evenementenvervoer |
| Risico | Bereid tot een berekend, groot risico | Bereid tot een berekend, klein risico |
Niet bereid om risico te nemen |
| Huidige activiteiten | Actief op grote evenementen | Actief op evenementen | Weinig ervaring met evenementenvervoer |
Ik wil me profileren met een nieuw aanbod en eigen, uniek platform.
Potentieel op hoge marges
Op maat van uw bedrijf
Grote investering
Hoge onderhoudskost
Ik wil me profileren met een nieuw aanbod via een bestaande SaaS-oplossing
Potentieel op hoge marges
Lage investering per evenement
Niet volledig op maat
Afhankelijk van derde partij
Ik wil rijden voor evenementen, maar niet organiseren
Geen risico
Beperkt bijkomend takenpakket
Lage marges
Afhankelijk van derde partij
B. TYPE EVENEMENT
Niet elk evenement is geschikt om een busaanbod in de markt te zetten en het succes ervan te garanderen. Om een inschatting te krijgen van het succes van de busdienst voor een evenement, kunnen eerst en vooral onderstaande kenmerken van het evenement worden geëvalueerd. Hoe lager de kans op succes, hoe hoger het risico om onvoldoende bezetting te verkrijgen op de busdienst. Om het risico te verminderen, kan wel een alternatief dienstaanbod worden aangewend om klanten toch de mogelijkheid te bieden om voor de bus te kiezen. Hou er rekening mee dat de kenmerken van het evenement niet de enige factoren zijn die het succes van de busdienst bepalen. Bij een goede verstandhouding met de eventorganisator, kunnen een aantal parameters aangepast worden (bv. gebruik van de auto afremmen door aangepast parkeerbeleid, busparking vlakbij de ingang, etc.).
| KENMERKEN EVENEMENT | LAGE KANS OP SUCCES | HOGE KANS OP SUCCES |
| Tijdstip en duur | Verspreid over meerdere dagen, geen vast begin- of einduur | Één dag, vast begin- en einduur |
| Locatie | Goed bereikbaar met de wagen, grote parking aanwezig | In of nabij stadscentrum, beperkte en/of dure parkeermogelijkheden, filegevoeling |
| Aard | Klein evenement, zakelijk publiek, individueel, niche-gegeven | Groot evenement, ervaringsgericht, groepsgevoel |
| Publiek | Verschillende leeftijden, verspreid wonend publiek (reken op max. 10% van de bezoekers op de bus | Homogene groep bezoekers, geconcentreerd wonend publiek, veel groepen die het evenement bezoeken (bv. fanclubs) |
| Alternatief vervoersaanbod | Veel alternatieve mogelijkheden om de locatie te bereiken, gratis parking, goed openbaar vervoer... | Geen of weinig openbaar vervoer (bv. geen dienstverlening op einduur) |
| Organisator | Niet betrokken, weinig bereidheid tot medewerking | Sterk betrokken, samenwerking rond communicatie/organisatie van vervoer |
| Locatiedata van ticketkopers | Niet beschikbaar | Beschikbaar, mogelijkheid tot een zeer gericht aanbod |
KLASSIEK AANBOD VOOR GROEPEN
Bij lage kans op succes is het wellicht beter om geen individuele tickets op de markt te brengen. Hier kan een traditioneel aanbod voor groepen, charteren van bussen, een winstgevende business case vormen. Dit aanbod voor groepen kan ook op een digitale manier worden aangeboden en gepromoot.
GERICHT AANBOD VAN ROUTES EN HALTES
Indien volgens de vooropgestelde ken-merken een hoge kans op succes wordt ingeschat, kan een eigen gericht aanbod op de markt worden gezet. Dit aanbod wordt op maat van de eventbezoekers uitgewerkt. Het aanbod kan bestaand uit routes en een aantal haltes of het aanbod kan bestaan uit haltes die op een later tijdstip worden samengevoegd tot een route naargelang het aantal geïnteresseerden.
Vb.: concertbus.be [Keolis] en Eventtravel.nl.
VRAAGAFHANKELIJK AANBOD
Indien twijfel, kan ook een tussenoplossing worden aangeboden, waarbij eerder een vraaggestuurd model wordt gehanteerd. Hieronder enkele concepten die het busaanbod mogelijk maken zonder al te veel risico te nemen:
Het busbedrijf zet een aanbod in de markt, maar communiceert duidelijk dat de busrit pas doorgaat wanneer er voldoende vraag is. Bij voorkeur wordt visueel duidelijk gemaakt hoeveel reizigers nodig zijn om de nodige bezetting te behalen en krijgen klanten de mogelijkheid om zelf reclame te maken via verschillende kanalen of zelfs 'ambassadeur' van de rit te worden en zo gratis mee te reizen.
Vb.: BUSUP
C. Digitaal platform
De keuze van het digitaal platform hangt af van de strategie van het busbedrijf en de kenmerken van het evenement. We onderscheiden drie types platformen: een eigen product, een bestaande SaaS-oplossing en operationele uitvoering in opdracht van een derde partij. Onderstaand wordt meer uitleg gegeven rond het aanwenden van een digitaal platform in elk scenario. Afhankelijk van het type evenement, zal gekozen worden voor een andere technologiepartner. Download ons volledig rapport om ook technologiepartners te ontdekken voor elk type aanbod.
Ik wil me profileren met een nieuw aanbod en eigen, uniek platform
Ontwikkeling door softwarebedrijf
Indien de keuze gemaakt wordt om een platform door een softwarebedrijf te laten ontwikkelen, wordt bij voorkeur de keuze gemaakt om samen te werken met een bedrijf dat ervaring heeft met geografische en/of ticketing-applicaties. Doordat deze partners al bepaalde bouwstenen hebben liggen, kan de kostprijs enigszins gedrukt worden. Toch mag men, afhankelijk van de gewenste functionaliteiten, al snel rekenen op enkele tienduizenden euro's als opstartkost. Na opstart dient ook rekening gehouden te worden met een jaarlijkse onderhoudskost .
DIY met CMS-systemen (op kleinschalige events)
Doe-het-zelf-platformen hebben als voordeel dat ze goedkoop en gebruiksvriendelijk zijn. Aan de hand van kant-en-klare plugins kan een website opgeschaald worden met de gewenste functionaliteiten. Op eigen houtje en voor minder dan €100/jaar kan een browser-gebaseerd platform worden ontwikkeld die het mogelijk maakt om routeinformatie te verspreiden en bustickets te verkopen voor kleinschalige evenementen. De leercurve voor het bouwen van een DIY-platform is aanvankelijk hoog, maar eenmaal voorbij de leerfase, gaat het bouwen van een website heel vlot. Het aanwenden van een expert die deze leercurve reeds doorlopen heeft, is aan te raden.
Ik wil me profileren met een nieuw aanbod via een bestaande SaaS-oplossing
Een recente trend in het digitale landschap, is Software-as-a-Service (SaaS). Net als Mobility-as-a-Service kan de gebruiker beroep doen op een bepaalde online dienst, in ruil voor terugkerende betalingen (een abonnementskost). In het geval van software-as-a-Service, zal de toepassing ontwikkeld worden door een technologiebedrijf en wordt de applicatie voor meerdere klanten, in dit geval busondernemingen, ter beschikking gesteld zolang een vergoeding wordt betaald. De gebruikersvergoeding kan bestaan uit een vergoeding per maand, per evenement en/of door een commissie op de ticketprijs. Er zijn enkele voordelen verbonden aan het gebruik van een SaaS-toepassing:
- De ontwikkelings- en onderhoudskost wordt gedragen door het technologiebedrijf en gespreid over hun klantenbestand
- Je weet op voorhand hoeveel het gebruik zal kosten en komt niet voor verrassingen te staan.
- Verschillende SaaS-oplossingen zijn white-labeled en kunnen dus worden aangepast aan de eigen huisstijl.
Een nadeel is dan weer dat het platform niet op maat van uw onderneming wordt gebouwd en daardoor niet steeds aan alle noden wordt voldaan. Aanpassingen aan het platform zullen pas doorgevoerd worden als dit als prioritair wordt gezien door meerdere klanten of bij betalen van een meerkost.
Ik wil rijden voor evenementen, maar niet organiseren
Als een bedrijf ervoor kiest om niet zelf in te staan voor de organisatie van busvervoer op evenementen, is het nog steeds mogelijk om op de kar te springen van een derde partij die de organisatie voor zijn rekening neemt. Deze ondernemingen kunnen zowel busbedrijven zijn die partnerschappen aangaan met andere busondernemingen voor een deel van de ritten, als bedrijven die enkel de organisatie van het vervoer voor hun rekening nemen. De Belgische evenementenmarkt is vragende partij en nog niet verzadigd van aanbieders van dergelijk vervoer. Onderstaand worden naast het platform van Keolis ook nog twee andere organisatoren voorgesteld die interesse tonen om de Belgische markt te verkennen.
2. Communicatie en marketing
BEREIK VAN EVENTORGANISATOREN EN STUDIEBUREAUS
Tijdens de verkennende gesprekken van BUSaanZET kregen we van meerdere mobiliteitstudiebureaus te horen dat de vraag naar een digitaal mobiliteitsaanbod bij evenementen groot is en dat de bus er een plek in heeft. Mobiliteitsbureaus worden door organisatoren ingeschakeld bij grote evenementen om een vlotte bereikbaarheid te garanderen en in hoofdzaak bezoekers te motiveren om niet met de auto naar het evenement te komen. Bussen brengen grote aantallen bezoekers op vastgelegde tijdstippen naar het evenement, wat een grote plus is. Mobiliteitsbureaus hebben vaak meerdere klanten die grote evenementen organiseren, waardoor een goede relatie met hen ook belangrijk is.
Indien u zelf beschikt over een product dat kan ingezet worden op meerdere evenementen, kan de website van mobiwijzer al een eerste communicatiekanaal vormen voor potentiële klanten: www.mobiwijzer.be.
BEREIK VAN EVENEMENTBEZOEKERS
Zonder passagiers geen busdienst. Het breed communiceren van de busdienst bij de bezoekers van het event - de doelgroep - is essentieel. Een goede samenwerking met de organisator van het evenement kan daartoe bijdragen, bijvoorbeeld door het busaanbod te vermelden op de officiële website van het evenement. Deze partner beschikt vaak over contactgegevens van de bezoekers en heeft er alle baat bij dat bezoekers vlot het evenement kunnen bereiken.
Het opstellen van een communicatieplan dwingt een bedrijf ertoe om op een gestructureerde manier na te denken over het werven van klanten en het tijdig bezorgen van eventuele updates aan de passagiers. Indien niet voldoende personeelsmiddelen of kennis aanwezig is om een communicatieplan op te stellen en op te volgen, is het mogelijk om een marketingbureau onder de arm te nemen.
3. Praktische organisatie
Bus- en carondernemingen zijn experts op operationeel vlak en kennen het reilen en zeilen binnen de sector. Toch geven we graag enkele aandachtspunten mee om een busdienst te organiseren in het kader van evenementen. Deze aandachtspunten werden afgeleid uit de twee proofs of concept die tijdens de looptijd van het project BUSaanZET werden uitgevoerd.
COMMUNICEER DUIDELIJK EN ZORG DAT JE BEREIKBAAR BENT
Platformen laten toe om tickets te verkopen aan individuele bezoekers, in plaats van bussen te laten charteren door groepen. Dat impliceert dat de communicatie ook veel meer personen moet bereiken en best zo duidelijk mogelijk is om een overvloed aan vragen te vermijden. Goede afspraken maken goede vrienden. Dit zijn aandachtspunten voor uw communicatiestrategie:
- Voorzie een duidelijke omschrijving van de opstapplaats
- Delen van live locatie verhoogt klantentevredenheid en reduceert de drukte bij de klantendienst.
-
Voorzie duidelijke instructies om het opstappen zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Bvb.: Minstens 10 min. op voorhand aanwezig zijn / Digitaal of papieren ticket klaarhouden bij opstappen / Vooraan opstappen en rijen opvullen/... -
Voorzie een stappenplan als problemen zich voordoen.
Bvb.: wat bij verloren ticket / vertraging, annulatie/... - Spreek af hoe lang je wacht als reizigers niet komen opdagen, zowel bij de heen- als de terugrit
PRAKTISCHE ORGANISATIE OP LOCATIE
- Stopplaats dicht bij de ingang van het evenement
- Duidelijke parkeerplaatsen voor chauffeurs
- Begeleiding/wegwijzers van en naar de ingang van het evenement
- Voorzie herkenningstekens en begeleiding om bezoekers tijdig naar de juiste bus te brengen.
NICE TO HAVE
Passagiers vinden de ervaring op de bus heel belangrijk.
- Voorzie eventueel aangepaste muziek.
- Voorzie de mogelijkheid om koele drankjes te kopen.
- Zorg dat vrienden samen kunnen zitten op de bus.